Mentions légales
Charte relative au traitement des données personnelles – Recrutement
Provost Distribution (ci‑après « Provost Distribution » ou « la Société ») attache une importance particulière à la protection des données personnelles des candidats et à la transparence des traitements réalisés dans le cadre de ses recrutements. La présente charte décrit les finalités, bases légales, catégories de données, sources, destinataires, lieux de traitement, durées de conservation, droits et mesures de sécurité applicables, ainsi que les modalités de contact et de mise à jour de ce document.
Finalités et bases légales
Évaluer et gérer les candidatures (réception et analyse des CV/lettres, échanges, entretiens, organisation du processus, comptes rendus d’évaluation): mesures précontractuelles et intérêts légitimes de Provost Distribution à organiser ses recrutements, de manière proportionnée aux postes proposés.
Constitution et gestion d’une CVthèque (vivier) afin de proposer ultérieurement des opportunités pertinentes: intérêts légitimes de Provost Distribution, avec droit d’opposition à tout moment.
Respect d’obligations légales liées au recrutement et, en cas d’embauche, à la préparation du contrat (ex: vérifications légales, conformité, prévention de la fraude): obligation légale et/ou exécution de mesures précontractuelles.
Statistiques RH non individualisées et amélioration du processus (qualité, pilotage): intérêts légitimes, avec données agrégées/anonymisées dès que possible.
Catégories de données traitées
Identification et contact: nom, prénom, coordonnées (adresse, email, téléphone).
Parcours et aptitudes: formation, diplômes, certifications, expériences, compétences, prétentions, mobilités, disponibilités, langues, portfolios ou réalisations le cas échéant.
Éléments d’évaluation: échanges écrits/téléphoniques, comptes rendus d’entretiens, résultats d’exercices/tests professionnels lorsque pertinents et proportionnés.
Pièces justificatives strictement nécessaires en phase pré‑embauche/embauche (ex: justificatifs d’identité/autorisation de travail) conformément aux obligations légales.
Données dites « sensibles » au sens de l’article 9 RGPD: non sollicitées et non traitées, sauf obligation légale spécifique (ex: RQTH) avec base légale appropriée, accès restreint et garanties renforcées.
Origine des données
Directement fournies par le candidat (formulaire, CV, lettre, échanges).
Générées au cours du processus (organisation des entretiens, comptes rendus, communications).
Issues de sources publiques professionnelles strictement pertinentes pour l’évaluation du profil (ex: informations rendues publiques sur des réseaux sociaux professionnels), selon une approche proportionnée.
Prises de références possibles, limitées à des éléments professionnels pertinents, après information préalable du candidat.
Outil de gestion des candidatures et rôles
Définition de l’ATS: un « Applicant Tracking System » (ATS), ou « système de suivi des candidatures », est un logiciel de gestion du recrutement qui centralise les offres et les candidatures, automatise certaines étapes (diffusion des offres, réception et tri des CV, planification des entretiens, communications), gère la CVthèque et permet de suivre le processus de recrutement de manière sécurisée.
Provost Distribution utilise le module Cegid HR Talent Acquisition pour diffuser des offres, collecter et gérer les candidatures.
Provost Distribution agit en qualité de responsable de traitement; Cegid agit en qualité de sous‑traitant sur instruction documentée, avec des engagements contractuels de confidentialité, sécurité et conformité au RGPD. Tout recours par Cegid à des sous‑traitants ultérieurs est encadré par des obligations équivalentes et une information du responsable de traitement.
Destinataires des données
Équipes RH et managers habilités participant au recrutement, dans la stricte limite de leurs missions.
Prestataires agissant pour le compte de Provost Distribution (notamment l’éditeur de l’ATS, l’hébergeur, les solutions de messagerie et de signature), soumis à des obligations contractuelles de confidentialité, sécurité et conformité, et audités lorsque nécessaire.
Autorités légalement habilitées, sur requête ou en vertu d’une obligation légale.
Localisation, transferts et hébergement
Les données sont en principe hébergées en France ou dans l’Union européenne.
En cas de partage avec d’autres sociétés du groupe, y compris situées en dehors de l’Union européenne, les transferts sont encadrés par des mécanismes appropriés (par exemple clauses contractuelles types de la Commission européenne, décisions d’adéquation, règles internes d’entreprise le cas échéant) et des garanties complémentaires. Des informations détaillées (pays, mécanismes, garanties) et, le cas échéant, une copie des clauses peuvent être obtenues sur demande.
Durées de conservation
Candidature non retenue: conservation opérationnelle pendant 2 ans à compter du dernier contact avéré avec les équipes recrutement (ex: dernier échange, mise à jour de profil, réponse à un message), afin de recontacter pour des opportunités pertinentes et respecter les délais usuels de recrutement.
CVthèque (vivier): 2 ans à compter du dernier contact avéré; opposition possible à tout moment entraînant le retrait du vivier.
En cas d’embauche: intégration au dossier du personnel avec les durées légales applicables.
Archivage intermédiaire si nécessaire pour la défense des droits en cas de contentieux (durées limitées et accès restreints).
Journaux techniques et données de sécurité: durées courtes et proportionnées aux finalités de sécurité.
Caractère obligatoire des données
Les champs signalés par un astérisque sont requis pour l’étude de la candidature. À défaut, le traitement de la candidature ne pourra pas être mené à bien. Les autres informations sont facultatives.
Sécurité
Mesures techniques et organisationnelles proportionnées: contrôle d’accès et gestion des habilitations, chiffrement en transit et au repos lorsque pertinent, journalisation, segmentation et cloisonnement, sauvegardes et continuité d’activité, tests et audits de sécurité, clauses de confidentialité et de sécurité avec les prestataires, sensibilisation des équipes.
Absence de décision automatisée
Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement de manière similaire n’est prise sur la seule base d’un traitement automatisé sans intervention humaine. En cas d’utilisation d’outils d’aide à la présélection, l’évaluation finale et la décision impliquent une intervention humaine qualifiée.
Cookies et traceurs du site carrière
Les traceurs utilisés sur le site carrière (mesure d’audience, suivi de candidature, multimédia, etc.) sont détaillés dans la politique cookies accessible depuis le site. Le recueil du consentement est opéré lorsque requis, avec possibilité de refuser aussi simplement que d’accepter et de modifier les choix à tout moment.
Droits des personnes
Droits: accès, rectification, effacement, limitation, opposition (notamment à la CVthèque et aux recherches sur sources publiques), portabilité; possibilité de définir des directives relatives au sort des données après le décès.
Lorsque la base légale est le consentement pour un traitement spécifique (par exemple certains tests non nécessaires), il peut être retiré à tout moment, sans effet rétroactif sur la licéité antérieure.
Exercice des droits: par email à rh@provost.fr ou auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) à dpo@provost.fr; une vérification d’identité peut être requise. Délai de réponse: en principe 1 mois, prolongeable selon la complexité.
Réclamation: auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Contact
Responsable de traitement: Provost Distribution.
Contact recrutement/données candidats: rh@provost.fr
Délégué à la Protection des Données (DPO): dpo@provost.fr
Validité et mise à jour
La présente charte s’applique à compter de sa publication et peut être mise à jour pour tenir compte des évolutions réglementaires, organisationnelles ou techniques. La date de révision figure ci‑dessous; les changements substantiels pourront faire l’objet d’une information dédiée sur le site carrière.
Date de dernière mise à jour: 27/08/2025.